Conditions Générales d'Utilisation

Préambule

Les présentes conditions générales d'utilisation (ci-après « CGU ») régissent l'accès et l'utilisation de l'application GardeZen (ci-après « le Service »), éditée par la société Pilovia (ci-après « l'Éditeur »).

L'utilisation du Service implique l'acceptation pleine et entière des présentes CGU. Si vous n'acceptez pas ces conditions, veuillez ne pas utiliser le Service.

Article 1 — Mentions légales

Conformément aux dispositions de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l'économie numérique (LCEN) :

• Éditeur : Pilovia, entreprise individuelle
• RCS : 102 268 588 R.C.S. Agen
• Représentant : Le dirigeant de Pilovia (voir mentions légales)
• Adresse : 283 Route de Charpeau, 47240 Bon-Encontre
• Adresse e-mail : contact@pilovia.fr
• Hébergeur (application) : Vercel Inc. — 340 S Lemon Ave #4133, Walnut, CA 91789, USA
• Hébergeur (données) : Supabase Inc. — infrastructure AWS, région eu-west (Union européenne)
• Site internet : https://pilovia.fr

Article 2 — Définitions

• Service : l'ensemble des fonctionnalités proposées par l'application GardeZen, accessible via navigateur web ou application mobile.
• Utilisateur : toute personne physique accédant au Service, qu'elle dispose ou non d'un compte.
• Parent employeur : Utilisateur inscrit sous le rôle « Parent employeur », disposant d'un accès complet aux fonctionnalités du Service selon son offre.
• Assistant(e) maternel(le) (« Assmat ») : Utilisateur inscrit sous le rôle « Assistant(e) maternel(le) », bénéficiant d'un accès gratuit en lecture seule aux données partagées par un Parent employeur via le mécanisme de jumelage.
• Abonné : Utilisateur ayant souscrit à une offre payante (Zen Essentiel ou Zen Premium).
• Jumelage : mécanisme de liaison entre le compte d'un Parent employeur et celui d'un(e) Assistant(e) maternel(le), initié par un code d'invitation à 6 caractères généré par le Parent employeur.
• Contenu : l'ensemble des informations, données, textes, calculs, documents et résultats générés par le Service.
• Données Personnelles : les données au sens du Règlement (UE) 2016/679 (RGPD).

Article 3 — Description du Service

GardeZen est une application d'aide à la gestion de l'emploi d'un salarié par un particulier employeur dans le cadre de la garde d'enfants. Le Service propose notamment :

• Un système de pointage d'accueil en temps réel permettant d'enregistrer les heures d'arrivée et de départ de l'enfant, avec timer, fiche de présence mensuelle PDF et calcul automatique des écarts
• Un comparateur de modes de garde (assistante maternelle, garde à domicile, crèche) avec prise en compte de l'année complète ou incomplète (36 à 52 semaines)
• Un simulateur de coût avec calcul des aides (CMG, crédit d'impôt) et indemnités de repas et d'entretien paramétrables
• La gestion des contrats de travail (CDI et CDD) et avenants, avec planning fixe ou variable (semaines alternées A/B/C/D)
• Le calcul automatisé de la paie mensuelle et génération de bulletins de salaire conformes à l'article R.3243-1 du Code du travail
• La gestion des absences avec déduction selon la méthode de la Cour de cassation (arrêt du 19 mai 2009, n° 07-44.657)
• Le pré-remplissage des déclarations Pajemploi (heures mensualisées, conformément aux règles Pajemploi 2026)
• Un calculateur de solde de tout compte (indemnité de rupture 1/80e, congés payés, préavis)
• Un optimiseur de crédit d'impôt et génération d'attestations fiscales annuelles
• Un générateur de documents légaux : contrats de travail enrichis (heures atypiques, congés pour événements familiaux, clause supérieure), lettres de rupture, reçus pour solde de tout compte
• Un générateur de contrat d'accueil : autorisations (droit à l'image, transport, sorties), contacts d'urgence, protocole médical, personnes autorisées à récupérer l'enfant
• Un assistant d'information basé sur l'intelligence artificielle, spécialisé dans la CCN IDCC 3239 et le droit du travail des particuliers employeurs

Article 4 — Avertissement important

Article 5 — Inscription et compte utilisateur

5.1— L'accès à certaines fonctionnalités du Service (notamment le comparateur) est possible sans création de compte. L'accès aux fonctionnalités complètes nécessite la création d'un compte personnel.

5.2— L'Utilisateur s'engage à fournir des informations exactes, complètes et à jour lors de son inscription, et à les maintenir actualisées.

5.3— L'Utilisateur est responsable de la confidentialité de ses identifiants de connexion. Toute activité réalisée depuis son compte est présumée réalisée par lui. En cas d'utilisation non autorisée, l'Utilisateur doit en informer immédiatement l'Éditeur.

5.4— L'Utilisateur doit être âgé d'au moins 18 ans et avoir la capacité juridique pour utiliser le Service.

5.5— Lors de son inscription, l'Utilisateur choisit un rôle : « Parent employeur » ou « Assistant(e) maternel(le) ». Ce rôle détermine les fonctionnalités accessibles et les droits associés au compte. Un Utilisateur ne peut détenir qu'un seul rôle par compte.

5.6— La création d'un compte nécessite la confirmation de l'adresse e-mail via un lien envoyé par le Service. L'Utilisateur accepte de recevoir les emails transactionnels liés au fonctionnement du Service (réinitialisation de mot de passe, invitations de jumelage, changement d'adresse e-mail). Ces emails font partie intégrante du Service et ne constituent pas des communications commerciales. Aucun email à caractère commercial ou promotionnel ne sera envoyé sans le consentement préalable et explicite de l'Utilisateur.

Article 6 — Offres et tarification

6.1— Le Service est proposé selon trois formules :

• Découverte (gratuit) : 1 contrat actif, calcul de paie basique, planning fixe, pointage (7 jours d'historique), comparateur modes de garde, assistant IA (3 questions/jour)
• Zen Essentiel (5,99 € TTC/mois ou 59,99 €/an) : 3 contrats, calcul de paie méthode Cassation, planning fixe, pointage illimité + historique, bulletins de paie PDF conformes, pré-remplissage Pajemploi, comparateur modes de garde, assistant IA (10 questions/jour)
• Zen Premium (11,99 € TTC/mois ou 119,99 €/an) : contrats illimités, tout Zen Essentiel + planning variable A/B/C, solde de tout compte, crédit d'impôt + attestation fiscale, générateur de documents légaux, contrat d'accueil numérique, simulateur de coût annuel, assistant IA illimité
• Compte Assistant(e) maternel(le) (toujours gratuit) : tous les contrats jumelés, confirmation du pointage, visualisation des bulletins, alertes sur vos droits, récapitulatif fiscal. Ce compte ne nécessite aucun abonnement payant.

6.2— Les prix sont indiqués en euros TTC. L'Éditeur se réserve le droit de modifier ses tarifs à tout moment. Les modifications tarifaires seront communiquées aux Abonnés avec un préavis de 30 jours avant leur entrée en vigueur.

6.3— Le paiement est effectué par carte bancaire via un prestataire de paiement sécurisé. L'Éditeur ne stocke aucune donnée bancaire.

Article 7 — Droit de rétractation et résiliation

7.1 — Conformément aux articles L221-18 et suivants du Code de la consommation, l'Abonné dispose d'un délai de 14 joursà compter de la souscription pour exercer son droit de rétractation, sans motif ni pénalité.

7.2— Au-delà du délai de rétractation, l'Abonné peut résilier son abonnement à tout moment depuis les paramètres de son compte. La résiliation prend effet à la fin de la période de facturation en cours. Aucun remboursement au prorata ne sera effectué.

7.3— En cas de résiliation, l'Utilisateur conserve l'accès à ses données pendant 30 jours. Passé ce délai, les données pourront être supprimées, sauf obligation légale de conservation.

7.4 — Reconduction automatique (loi Chatel).Conformément aux articles L. 215-1 à L. 215-3 du Code de la consommation, l'Éditeur informe l'Abonné, par e-mail, au plus tôt trois mois et au plus tard un mois avant la date de reconduction automatique de son abonnement, de la possibilité de ne pas le renouveler. À défaut d'envoi de cette information dans les délais impartis, l'Abonné pourra résilier gratuitement son abonnement dans les 30 jours suivant la date de reconduction, sans pénalité. Les sommes versées au titre de la période postérieure à la résiliation seront remboursées dans un délai de 30 jours.

Article 8 — Obligations de l'Utilisateur

L'Utilisateur s'engage à :

• Utiliser le Service conformément à sa destination et aux présentes CGU
• Ne pas tenter de contourner les limitations techniques du Service
• Ne pas utiliser le Service à des fins illégales ou contraires à l'ordre public
• Ne pas reproduire, copier ou exploiter commercialement tout ou partie du Service
• Ne pas utiliser de robots, scrapers ou autres moyens automatisés d'accès
• Vérifier l'exactitude des données qu'il saisit et des résultats obtenus
• Respecter la législation en vigueur relative à l'emploi d'un salarié à domicile

Article 9 — Intelligence artificielle

9.1— Le Service intègre des fonctionnalités d'intelligence artificielle (ci-après « IA ») pour la génération de contrats, le pré-remplissage de formulaires et l'assistance juridique.

9.2— L'IA est alimentée par des modèles de langage tiers (Anthropic Claude). Les réponses générées peuvent contenir des inexactitudes. L'Utilisateur doit systématiquement vérifier les informations fournies.

9.3— Les données saisies par l'Utilisateur dans l'assistant IA peuvent être transmises au fournisseur d'IA pour traitement. Aucune donnée personnelle sensible (numéro de sécurité sociale, coordonnées bancaires) ne doit être communiquée à l'assistant IA.

9.4— Conformément au Règlement européen sur l'intelligence artificielle (AI Act, Règlement (UE) 2024/1689), l'Utilisateur est informé que les contenus sont générés par une IA et ne représentent pas l'avis d'un professionnel humain.

Article 10 — Propriété intellectuelle

10.1— L'ensemble des éléments du Service (design, textes, algorithmes, code source, marques, logos « GardeZen » et « Pilovia ») sont la propriété exclusive de l'Éditeur et sont protégés par le Code de la propriété intellectuelle.

10.2— L'Utilisateur bénéficie d'un droit d'usage personnel, non exclusif, non cessible et non transférable du Service, pour la durée de son inscription.

10.3— Les documents générés par le Service (bulletins de paie, contrats, attestations) sont la propriété de l'Utilisateur qui les a générés. L'Éditeur ne revendique aucun droit sur ces documents.

Article 11 — Protection des données personnelles

11.1 — Le traitement des données personnelles est régi par notre Politique de Confidentialité, qui fait partie intégrante des présentes CGU.

11.2— L'Éditeur s'engage à respecter le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée.

11.3 — Les données sont hébergées sur la plateforme Supabase(infrastructure AWS, région eu-west, Union européenne). L'authentification des Utilisateurs est assurée par Supabase Auth. Les communications sont chiffrées via le protocole TLS/HTTPS. Certaines données non sensibles peuvent également être mises en cache localement (localStorage) sur l'appareil de l'Utilisateur à des fins de performance.

11.4— L'Utilisateur dispose d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de portabilité, de limitation et d'opposition au traitement de ses données, qu'il peut exercer en contactant contact@pilovia.fr.

11.5 — Transferts de données hors Union européenne. Dans le cadre du fonctionnement de l'assistant IA, certaines données contextuelles peuvent être transmises aux États-Unis via l'API Claude d'Anthropic, Inc. Ces transferts sont effectués sur la base de l'article 49, paragraphe 1, point a) du RGPD (consentement explicite de l'Utilisateur). Avant tout envoi, les données sont anonymisées et limitéesau strict nécessaire pour le traitement de la requête. Anthropic ne stocke pas les données transmises au-delà du traitement de la requête. L'Utilisateur est informé de ce transfert et y consent lors de l'utilisation de l'assistant IA. Il peut à tout moment renoncer à utiliser l'assistant IA pour éviter tout transfert de données hors UE.

Article 12 — Responsabilité et garanties

12.1— L'Éditeur met tout en œuvre pour assurer la disponibilité, la sécurité et l'exactitude du Service, mais ne peut garantir l'absence totale d'erreurs, d'interruptions ou de failles de sécurité.

12.2— L'Éditeur ne saurait être tenu responsable :

• Des erreurs dans les calculs de paie, de cotisations, d'aides ou de crédit d'impôt
• Des conséquences de l'utilisation des documents générés sans vérification préalable
• Des réponses fournies par l'assistant IA
• De l'indisponibilité temporaire du Service pour maintenance ou force majeure
• De tout dommage indirect, y compris perte de données, perte de revenus ou préjudice financier

12.3— La responsabilité financière de l'Éditeur est limitée au montant des sommes effectivement versées par l'Abonné au cours des 12 derniers mois.

Article 13 — Disponibilité du Service

13.1— L'Éditeur s'efforce d'assurer une disponibilité du Service 24h/24, 7j/7, sous réserve des opérations de maintenance.

13.2— L'Éditeur se réserve le droit de suspendre, modifier ou arrêter tout ou partie du Service, avec un préavis raisonnable sauf urgence technique ou de sécurité.

Article 14 — Barèmes et références légales

14.1— Les calculs effectués par le Service sont basés sur les barèmes officiels en vigueur (SMIC, taux de cotisations, montants CMG, plafonds de crédit d'impôt) tels que publiés par les organismes compétents (URSSAF, CAF, légifrance.gouv.fr).

14.2— Les conventions collectives de référence sont :

• Convention collective nationale de la branche du secteur des particuliers employeurs et de l'emploi à domicile (IDCC 3239), en vigueur depuis le 1er janvier 2022, comprenant un socle commun, un socle spécifique salariés du particulier employeur et un socle spécifique assistants maternels (remplace les anciennes IDCC 2395 et IDCC 2111)

14.3 — Méthode de calcul des déductions pour absence. Conformément à la jurisprudence constante de la Cour de cassation (Cass. soc., 19 mai 2009, n° 07-44.657 ; Cass. soc., 25 mars 2015, n° 13-27.695), le Service applique exclusivement la méthode dite « de la Cour de cassation »pour le calcul des retenues sur salaire en cas d'absence non rémunérée du salarié.

Cette méthode consiste à calculer la déduction selon la formule suivante :

Déduction = (Salaire mensualisé ÷ (Nombre de semaines travaillées dans l'année × Heures hebdomadaires contractuelles)) × Nombre d'heures d'absence

Le Service ne propose pas et n'applique pasla méthode dite « réelle » (taux horaire × heures d'absence) ni la méthode dite « des jours ouvrés », celles-ci étant défavorables au salarié et susceptibles d'être requalifiées par les juridictions prud'homales. Ce choix méthodologique garantit la conformité juridique des bulletins de paie générés par le Service et protège l'Utilisateur contre les risques de contentieux.

14.4 — Fiabilité des bulletins de paie.Les bulletins de paie générés par le Service sont conformes aux exigences de l'article R. 3243-1 du Code du travail et intègrent les taux de cotisations en vigueur. Ils sont établis sur la base des données renseignées par l'Utilisateur et des barèmes officiels. L'Utilisateur reste seul responsable de l'exactitude des données saisies (heures travaillées, absences, indemnités).

14.5 — Congés payés. Le Service distingue les modalités de calcul des congés payés selon le type de contrat. Pour une année complète (52 semaines d'accueil), les congés payés sont inclus dans la mensualisation et ne donnent pas lieu à une provision supplémentaire de 10 %. Pour une année incomplète, une provision mensuelle de 10 % du salaire brut est calculée chaque mois. Le versement du solde des congés acquis s'effectue sur la période de référence légale (1er juin N-1 au 31 mai N). Le Service applique automatiquement la comparaison entre la méthode du 1/10e et la méthode du maintien de salaire, et retient la plus favorable au salarié, conformément à l'article L. 3141-24 du Code du travail.

14.6 — Congés payés et arrêt maladie. Conformément à la loi n° 2024-364 du 23 avril 2024 portant diverses dispositions d'adaptation au droit de l'Union européenne, le Service intègre les nouvelles règles d'acquisition de congés payés pendant les périodes d'arrêt maladie : (a) pour un arrêt d'origine non professionnelle, acquisition de 2 jours ouvrables par mois d'absence, dans la limite de 24 jours ouvrables par période de référence ; (b) pour un arrêt d'origine professionnelle(accident du travail, maladie professionnelle), acquisition de 2,5 jours ouvrables par mois, sans limitation de durée. Les congés acquis pendant un arrêt maladie bénéficient d'un délai de report de 15 mois à compter de la fin de la période de référence ou de la reprise du travail, conformément aux articles L. 3141-5-1 et L. 3141-19-1 à L. 3141-19-3 du Code du travail.

14.7 — Pointage d'accueil. Le Service propose un système de pointage des heures d'arrivée et de départ de l'enfant. Ce pointage doit être effectué par le parent en présence de l'assistant(e) maternel(le)à chaque arrivée et chaque départ. Les données de pointage sont stockées sur les serveurs Supabase (AWS, région eu-west) et peuvent être partagées avec l'Assistant(e) maternel(le) jumelé(e) via le mécanisme de jumelage (cf. article 20). L'Assmat peut confirmer ou ajuster les horaires de pointage. La fiche de présence mensuelle générée par le Service constitue un document indicatif destiné à faciliter le suivi des heures, mais ne se substitue pas à une fiche de présence signée par les deux parties. Les écarts d'heures (heures complémentaires et majorées) sont calculés automatiquement selon la méthode de la Cour de cassation décrite à l'article 14.3.

14.8 — Contrat d'accueil.Le Service permet de générer un contrat d'accueil numérique comprenant les autorisations parentales (droit à l'image, transport, sorties), les contacts d'urgence, les informations de santé de l'enfant et le protocole d'administration de médicaments conformément à l'article L. 421-4 du Code de l'action sociale et des familles. Ce document généré par le Service doit être vérifié, signé par les deux parties et conservé par chacune d'entre elles.

14.9 — Déclaration Pajemploi. Le Service calcule les montants à déclarer sur Pajemploi en utilisant les heures mensualisées(et non les heures réellement travaillées) pour les contrats en année complète, auxquelles s'ajoutent les éventuelles heures complémentaires du mois. Ce mode de calcul est conforme aux règles édictées par le centre Pajemploi de l'URSSAF.

14.10— L'Éditeur s'efforce de mettre à jour les barèmes dans les meilleurs délais, mais ne peut garantir leur mise à jour en temps réel. L'Utilisateur doit vérifier les taux applicables à sa situation.

Article 15 — Suspension et résiliation par l'Éditeur

L'Éditeur se réserve le droit de suspendre ou résilier l'accès d'un Utilisateur en cas de :

• Violation des présentes CGU
• Utilisation frauduleuse ou abusive du Service
• Non-paiement des sommes dues après relance
• Comportement portant atteinte aux intérêts de l'Éditeur ou des autres Utilisateurs

La suspension ou résiliation sera notifiée par e-mail avec indication du motif, sauf urgence justifiant une action immédiate.

Article 16 — Modification des CGU

16.1— L'Éditeur se réserve le droit de modifier les présentes CGU à tout moment. Les modifications seront publiées sur le Service et notifiées aux Utilisateurs par e-mail ou notification in-app.

16.2— L'Utilisateur dispose d'un délai de 30 jours pour prendre connaissance des modifications. La poursuite de l'utilisation du Service après ce délai vaut acceptation des nouvelles CGU.

Article 17 — Médiation et règlement des litiges

17.1— En cas de différend, l'Utilisateur est invité à contacter l'Éditeur à l'adresse contact@pilovia.fr pour tenter une résolution amiable.

17.2— Conformément aux articles L611-1 et suivants du Code de la consommation, l'Utilisateur consommateur peut recourir gratuitement au service de médiation de la consommation. Le médiateur compétent sera communiqué sur demande.

17.3— L'Utilisateur peut également déposer sa réclamation sur la plateforme européenne de règlement en ligne des litiges : https://ec.europa.eu/consumers/odr

Article 18 — Droit applicable et juridiction

18.1— Les présentes CGU sont régies par le droit français.

18.2— En cas de litige ne pouvant être résolu à l'amiable ou par médiation, les tribunaux compétents du ressort du domicile du défendeur seront seuls compétents, conformément aux règles de droit commun.

Article 19 — Dispositions diverses

19.1 — Divisibilité :si l'une des clauses des présentes CGU était déclarée nulle, les autres clauses demeureraient en vigueur.

19.2 — Intégralité :les présentes CGU, complétées par la Politique de Confidentialité, constituent l'intégralité de l'accord entre l'Utilisateur et l'Éditeur.

19.3 — Tolérance :le fait pour l'Éditeur de ne pas exercer un droit prévu aux présentes ne constitue pas une renonciation à ce droit.

Article 20 — Jumelage (liaison Parent employeur / Assistant(e) maternel(le))

20.1 — Le Parent employeur peut inviter son Assistant(e) maternel(le) à relier leurs comptes respectifs via un code d'invitation à 6 caractèresgénéré depuis l'interface du Service. Ce mécanisme est dénommé « jumelage ».

20.2— Le code d'invitation est valide jusqu'à ce qu'il soit révoqué par le Parent employeur ou utilisé par l'Assmat. Le Parent employeur peut révoquer un code à tout moment depuis les paramètres de son compte.

20.3 — Une fois le jumelage effectué, l'Assmat accède en lecture seule aux données suivantes du Parent employeur : contrats de travail, bulletins de paie, fiches de pointage et fiches de présence. L'Assmat ne peut pas modifierles données du Parent employeur, à l'exception de la confirmation ou de l'ajustement des horaires de pointage.

20.4— En activant le jumelage, le Parent employeur consent au partage des données mentionnées à l'article 20.3 avec l'Assmat désigné(e). Ce consentement peut être retiré à tout moment par la révocation du jumelage, ce qui met fin immédiatement à l'accès de l'Assmat aux données partagées.

20.5— L'Éditeur décline toute responsabilité quant aux différends pouvant survenir entre le Parent employeur et l'Assmat dans le cadre de l'utilisation du jumelage.

Article 21 — Conditions spécifiques au compte Assistant(e) maternel(le)

21.1 — Le compte Assistant(e) maternel(le) est entièrement gratuit, sans limite de durée ni engagement. Aucune souscription payante n'est requise ni proposée pour ce type de compte.

21.2— L'Assmat peut être jumelé(e) avec un ou plusieurs Parents employeurs simultanément. Chaque jumelage donne accès uniquement aux données du Parent employeur concerné.

21.3 — L'Assmat dispose d'un accès en lecture seuleaux données partagées (contrats, bulletins de paie, fiches de pointage). L'Assmat peut uniquement confirmer ou ajuster les horaires de pointage enregistrés par le Parent employeur.

21.4— L'Assmat s'engage à ne pas divulguer à des tiers les informations auxquelles il/elle a accès via le jumelage, notamment les données salariales, contractuelles et de pointage.

Article 22 — Suppression de compte

22.1— L'Utilisateur peut à tout moment demander la suppression de son compte depuis les paramètres de l'application ou en contactant l'Éditeur à l'adresse contact@pilovia.fr.

22.2— La suppression du compte entraîne la suppression définitive des données personnelles de l'Utilisateur, sous réserve des obligations légales de conservation (cf. Politique de Confidentialité). Les données de compte sont conservées pendant une durée maximale de 3 ans après la suppression, conformément aux obligations légales.

22.3— En cas de jumelage actif, la suppression du compte du Parent employeur met fin automatiquement à tous les jumelages associés. L'Assmat jumelé(e) perd immédiatement l'accès aux données partagées.

22.4— L'Utilisateur est invité à télécharger ses documents (bulletins de paie, contrats, attestations) avant la suppression de son compte. Une fois le compte supprimé, ces documents ne pourront plus être récupérés.